Faire un avoir ou corriger une facture de cours

Un avoir est une facture négative qui corrige ou annule une facture de cours particuliers déjà émise. Dès qu'une facture est partie chez un parent, vous ne pouvez plus la réécrire : vous émettez un second document qui la rattrape. Voici comment faire proprement, sans trou dans votre numérotation ni mauvaise surprise en cas de contrôle.

Une facture envoyée ne se modifie plus

Tant qu'une facture reste à l'état de brouillon, vous la corrigez ou la supprimez librement. Une fois transmise au parent, c'est terminé : service-public.fr rappelle qu'on ne peut plus ni la modifier ni l'effacer. Rouvrir le fichier pour changer un montant et renvoyer la même facture, c'est se retrouver avec deux versions d'un même numéro. C'est précisément ce qu'un contrôle sanctionne.

Une facture envoyée ne se modifie pas. On l'annule ou on la corrige avec un nouveau document qui la cite.

Deux outils existent pour ça : la facture rectificative et l'avoir. Le bon choix dépend d'un seul critère, le paiement.

Facture rectificative ou avoir : lequel choisir

Avant le paiement : la facture rectificative

Si vous repérez l'erreur avant que le parent ait payé (mauvais montant, mauvais nombre de séances, mauvaise adresse), vous émettez une facture rectificative. Elle porte un nouveau numéro, reprend toutes les mentions obligatoires et indique « annule et remplace la facture n° … ». L'ancienne facture reste dans vos archives, remplacée par la nouvelle, mais elle n'est jamais détruite.

Après le paiement : l'avoir

Si la facture est déjà réglée, ou si vous devez rembourser, vous passez par un avoir, aussi appelé facture d'avoir. C'est un document distinct, avec son propre numéro, qui annule tout ou partie de la facture d'origine. L'avoir sert aussi quand il n'y a aucune erreur : un parent interrompt un forfait déjà payé, vous lui faites un avoir pour les séances non données avant de le rembourser.

Ce que doit contenir un avoir

Un avoir reprend les mentions d'une facture classique, avec en plus un lien clair vers la facture qu'il corrige. À vérifier avant de l'envoyer :

• le mot « Avoir » et un numéro unique, pris dans la même séquence que vos factures ;
• la référence de la facture d'origine : son numéro et sa date ;
• la date de l'avoir, vos coordonnées et celles du parent ;
• le détail corrigé, c'est-à-dire les séances ou le montant annulés ;
• le montant total, exprimé en négatif.

Les numéros de facture suivent une séquence continue et chronologique. Un avoir prend donc le numéro qui suit votre dernière facture : vous n'en sautez jamais un, et vous ne réutilisez jamais un ancien numéro. Si vous êtes en micro-entreprise sous franchise en base de TVA, l'avoir porte la même mention que vos factures, « TVA non applicable, art. 293 B du CGI », et il n'y a aucune TVA à récupérer. Pour le détail des autres mentions obligatoires, notre guide Facturation des cours particuliers : les règles fait le tour de la question.

Les cas fréquents en cours particuliers

Quelques situations qui reviennent chez la plupart des professeurs, et le bon réflexe pour chacune :

• Montant erroné repéré avant paiement : facture rectificative « annule et remplace ».
• Forfait prépayé interrompu : avoir pour les séances non consommées, puis remboursement de la part correspondante.
• Cours facturé deux fois : avoir qui annule le doublon.
• Erreur de nom ou d'adresse sur une facture déjà payée : avoir, puis nouvelle facture correcte.
• Remise oubliée, par exemple un tarif fratrie : avoir de la différence.

Le cas du forfait est le plus délicat, car il mêle séances consommées et séances dues. Si vous vendez des forfaits de cours, fixez dès le départ la règle de remboursement : combien de séances restantes, remboursées à quel tarif. Vous pouvez poser ces conditions noir sur blanc avec le générateur de contrat gratuit de Kadrella. Un contrat clair rend ces avoirs rares et faciles à justifier.

Garder une trace propre

Chaque avoir doit se retrouver dans votre comptabilité. Dans votre livre des recettes, l'avoir vient en moins du mois où vous l'émettez : votre chiffre d'affaires déclaré à l'URSSAF reflète alors ce que vous avez réellement encaissé, et non la facture annulée. Classez la facture d'origine, l'avoir et, le cas échéant, la preuve du remboursement dans le même dossier : en cas de question, l'historique se lit en une minute.

Si vous tenez encore tout cela dans un tableur, c'est là que les numéros sautent et que les doublons passent. Kadrella tient la numérotation, édite les factures après chaque cours et garde l'avoir rattaché à sa facture d'origine, pour que votre suivi reste juste sans effort de votre part.

Sources

• Tout savoir sur la facturation – service-public.fr
• Mentions obligatoires sur une facture – service-public.fr
• BOFiP – factures rectificatives et notes d'avoir (TVA)
• Régime fiscal de la micro-entreprise – service-public.fr